Tomado del manual de funciones de la Empresa Oficial de Servicios Públicos de Yumbo ESPY S.A. ESP. (ver aquí)


 

 

FUNCIONES DE CADA ÁREA EMPRESARIAL

 

ACUERDO No.1.2-002
NOVIEMBRE 24 DE 2015


Por medio del cual se modifica y se actualiza la Planta de Cargos de la ESPY S.A ESP y se deroga el Acuerdo No. G1.2-07 de Noviembre 13 de 2012.

 

La ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y SU PLANTA DE CARGOS, como Empresa Operadora de Servicios Públicos Domiciliarios (ESP), quedará así:

 

Jefe de control interno:

PROPÓSITO PRINCIPAL
Garantizar la implementación, operación y evaluación del sistema de Control Interno, asesorando a la Gerencia en la definición de políticas referidas al desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno MECI que contribuya a incrementar la eficiencia en las diferentes áreas de la Empresa.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Asesorar, aplicar y acompañar a las dependencias en la definición y establecimiento del sistema de control interno, con aplicación de medidas correctivas, en los procesos y procedimientos, para la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos administrativos fiscales y técnicos institucionales, de acuerdo a la normatividad vigente.
2. Velar por el cumplimiento de los requerimientos del SUI y Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
3. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.

 

Subgerente administrativo y financiero:

PROPÓSITO PRINCIPAL
Coordina la relación con los proveedores contratos, cotizaciones, presupuesto de gastos y desarrolla las estrategias de compras. Maneja el personal: contratación, mantenimiento y desarrollo: vinculación, capacitación y evaluación de personal, planes de remuneración, bienestar y motivación de recurso humano, nómina, procesos disciplinarios, seguridad social
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Coordina aspectos legales relativos a la prestación del servicio de acueducto, administración de personal, aspectos financieros y contables de la empresa, y de la contratación de servicios y proveedores de insumos.
2. Coordina procesos, métodos y procedimientos de trabajo para asegurar la eficacia, eficiencia, calidad, agilidad y rentabilidad de la gestión y optimizar recursos humanos, técnicos y económicos.

 

Subgerente comercial:

PROPÓSITO PRINCIPAL
Guiar y dirigir y dirigir las acciones de su grupo hacia el logro de los objetivos misionales de la ESPY S.A ESP, garantizando la comercialización de los productos que entrega la empresa, el proceso de facturación, la atención al usuario y el buen manejo de la cartera, estableciendo los procesos, actividades y procedimientos necesarios para su logro.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Desarrollar el mercadeo de los servicios públicos domiciliarios de acuerdo con las políticas de la ESPY S.A.ESP.
2. Cumplir con la normatividad de r4egulación y control en materia de servicios públicos.
3. Velar por el cumplimiento de los requerimientos del SUI y Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
4. Posicionar la ESPY S.A ESP como empresa líder en servicios públicos en el ámbito regional.
5. Propiciar satisfacción en los usuarios de la ESPY.

 

Subgerente técnico y operativo: 

PROPÓSITO PRINCIPAL
Coordinar  el área técnica de Alcantarillado y Acueducto, diseño e interventoría en los temas específicos de formulación de proyectos, evaluación de procesos licitatorios, interventoría técnica, administrativa y financiera, operación y supervisión de prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, gestión ambiental de proyectos  objeto social de la ESPY S.A ESP.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Tener buenos indicadores de gestión y resultados así como a las demandas de los usuarios que exigen una prestación oportuna, eficiente y con calidad de los servicios.
2. Organizar, coordinar y programar las actividades de mantenimiento y conservación de todas las obras que conforman el sistema de acueducto y alcantarillado, tendiente a la óptima administración y prestación de los servicios.
3. Velar por el cumplimiento de los requerimientos del SUI y Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
4. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.

 

Contador: 

PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar funciones de dirección, coordinación, supervisión y control orientadas a proponer, desarrollar y ejecutar actividades relacionadas con la elaboración de análisis y control del presupuesto, el comportamiento fiscal, el sistema contable y financiero de la ESPY de acuerdo con las normas y procedimientos legales vigentes.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Suministrar de manera clara todas las informaciones de relevancias importantes a la administración.
2. Permitir a la Gerencia tomar decisiones correctas con base a la información suministrada por él.
3. Presentar los informes requeridos por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios.
4. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.
5. Cumplir con el código de ética del contador público.
6. Cumplir con las leyes y normas del proceso contable.

 

Tesorero: 

PROPÓSITO PRINCIPAL
Velar por el adecuado manejo de los dineros de la ESPY SA ESP respondiendo por el oportuno recaudo, su seguridad y el pago de las obligaciones a cargo de la Entidad de los términos convenidos.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Planear, programar, coordinar, dirigir, controlar y ejecutar los recaudos y pagos de la ESPY S.A. ESP
2. Coordinar la Jurisdicción Coactiva conforme a las normas y procedimientos vigentes.
3. Presentar los informes requeridos por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios.
4. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.
5. Cumplir con el código de ética del contador público.
6. Cumplir con las leyes y normas del proceso contable.

 

Coordinador de cartera: 

PROPÓSITO PRINCIPAL
Implementar las políticas, medios y procedimientos para el cobro persuasivo a los usuarios del servicio en mora en el pago de las facturas.  Generar planes de recuperación de cartera morosa.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Mantener los niveles de cartera de la empresa.
2. Incrementar el nivel de recaudo.
3. Liderar y mejorar las políticas de recaudo manejando una fuerza de ventas.
4. Contribuí al saneamiento de la cartera mediante las gestiones de administración de las líneas de crédito y negociaciones para la recuperación de saldos con antigüedad superior a los 70 días.
5. Obtener un cambio de responsabilidades liderando el departamento de crédito y cartera como analista.
6. Presentar los informes requeridos por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios.
7. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.

 

Coordinador de PQR: 

PROPÓSITO PRINCIPAL
Dirigir, Programar y Coordinar la atención y asistencia integral en la ejecución de procedimientos de cara al cliente para promover y facilitar el cumplimiento de las obligaciones formales ejecutadas en la subgerencia comercial, propiciando el mejoramiento de los niveles de satisfacción de los usuarios de los servicios que opera la entidad.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Adelantar las acciones necesarias que garanticen el buen funcionamiento del sistema de peticiones y reclamos.
2. Propiciar espacios de satisfacción del cliente frente ala empresa.
3. Atender, peticiones, quejas y reclamos y recursos de ley de acuerdo a la ley 142 de servicios públicos.
4. Presentar los informes requeridos por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios.
5. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.
6. Cumplir con los informes del SUI.

 

Coordinador de presupuesto:

PROPÓSITO PRINCIPAL
Planear, determinar y gestionar en coordinación con las Subgerencia Administrativa, Técnica y Comercial, todo lo referente a la elaboración, administración y control del presupuesto de la empresa, integrando los análisis, proyecciones y resultados de ejecuciones anteriores.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Integra el anteproyecto de Presupuesto Anual de la ESPY S.A.ESP
2. Acata los lineamientos y procedimientos para su ejecución y control, y producir información financiera veraz oportuna y confiable vigilando que el registro y control de los recursos presupuestales se realice en tiempo y forma con base en la normatividad vigente.
3. Presentar los informes requeridos por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios.
4. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.
5. Cumplir con el código de ética del contador público.
6. Cumplir con las leyes y normas del proceso contable.

 

Coordinador de planeación: 

PROPÓSITO PRINCIPAL

1. Definir y configurar el modelo de desarrollo integral para la ESPY S.A.ESP mediante procesos interactivos de prospectiva, basados en un sistema de información que posibilite la planeación económica y física, y la toma de decisiones oportunas que conduzcan a lograr una empresa eficiente y de servicios de calidad a sus suscriptores.
2. Mantener actualizado el SUI con base en los datos obtenidos en las diversas dependencias.
3. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Planea, coordina y conduce las actividades institucionales de acuerdo a los objetivos y estrategias establecidas en la Misión y Visión de la ESPY S.A ESP.
2. Planea, dirige, coordina, orienta y supervisa las actividades técnicas y administrativas dela ESPY S.A. ESP de acuerdo a los lineamientos que emanen la Junta directiva y la Gerencia.
3. Convoca a reuniones de trabajo para llevar a efecto los proyectos específicos
4. Propone la estructura de la organización de la ESPY S.A. ESP con base en una visión prospectiva, que consulte la dinámica y cambios en los diversos procesos desarrollados interna y externamente
5. Direcciona el modelo de desarrollo para confrontar lo deseable con lo posible, y concretar una ESPY con desarrollo integral y sostenible.
6. Planifica el desarrollo económico dela ESPY como insumo básico para la elaboración de los diferentes planes y programas, así como la generación de indicadores y adopción de nuevas políticas.
7. Direcciona la formulación de los proyectos que deben realizar las subgerencias y oficinas, de la Espy con el fin de cumplir con lo dispuesto en el plan de Desarrollo y ordenamiento territorial.
8. Guiar la estructura organizacional de la ESPY S.A. ESP de mediano y largo plazo, que permita adaptarla a los nuevos retos institucionales.
9. Identifica las tendencias y procesos de cambio en el contexto regional, nacional e internacional que inciden o determinan las condiciones de desarrollo de la ciudad y su población, para ser incorporadas en la formulación de escenarios de futuro, y proyectos de largo plazo.
10. Presenta informes claros y veraces a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
11. Define la información que las diversas subgerencias de la ESPY S.A ES deben entregar a la Superintendencia de Servicios Públicos y el suministro de información relacionada a través del Sistema Único de Información SUI.

 

Coordinador de acueducto: 

PROPÓSITO PRINCIPAL
Programar, ejecutar y administrar proyectos de agua potable y saneamiento básico, garantizando la correcta y eficiente prestación del servicio de acueducto bajo los parámetros del desarrollo sostenible y regulación de las empresas prestadoras del servicio de agua potable y alcantarillado con un serio compromiso con la gestión integral de los recursos naturales y la salud pública.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Atender el mantenimiento del sistema de acueducto definiendo estrategias que garanticen su operatividad, según las normas técnicas para la prestación del servicio.
2. Velar por el cumplimiento de los requerimientos del SUI y Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
3. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.

 

Coordinador de alcantarillado: 

PROPÓSITO PRINCIPAL
Programar, ejecutar y administrar proyectos de agua potable y saneamiento básico, garantizando la correcta y eficiente prestación del servicio de alcantarillado bajo los parámetros del desarrollo sostenible y regulación de las empresas prestadoras del servicio de agua potable y alcantarillado con un serio compromiso con la gestión integral de los recursos naturales y la salud pública.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Planear, organizar, coordinar y programar las actividades de mantenimiento y conservación de las obras de alcantarillado.

2. Realizar diseños y presupuestos de proyectos a ejecutar; tomar decisiones rápidas para solucionar fallas en el funcionamiento normal de las redes.

3. Atender todas las inquietudes de los usuarios en relación a la prestación del servicio; cargues de información ante la superintendencia de servicios públicos.

4. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.

 

 

Coordinador jurídico:

PROPÓSITO PRINCIPAL
Atender la defensa legal de la Empresa Oficial de Servicios Públicos de Yumbo ESPY S.A ESP, brindar apoyo jurídico en el sistema de atención de las Peticiones, Quejas y Reclamos que formulen los usuarios de los servicios que presta la empresa. Verificar las decisiones administrativas que expida la Oficina de Peticiones, Quejas y Recursos (PQR) en torno al contrato de condiciones uniformes de la empresa.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Asistir y asesorar jurídicamente a la Gerencia y los procesos de la ESPY S.A. en el trámite, conceptos, fallos y asesorías de asuntos jurídicos, elaboración de proyectos de resolución, procesos de contratación, elaboración y revisión de resoluciones o actos administrativos de su competencia, así mismo revisar los actos administrativos que la gerencia y la Junta Directiva deban, sancionar o conceptuar sobre la constitucionalidad, legalidad o inconveniencia de éstos., y en todo lo que encierre la asesoría jurídico - legal de los actos administrativos que emite la Gerencia y los demás procesos de la empresa, para garantizar la legalidad de todos los procesos, bajo la normatividad legal vigente.
2. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.

 

Auxiliar de facturación: 

PROPÓSITO PRINCIPAL
Asegurar que todo el proceso de Facturación, tales como la Toma de lecturas, ingreso de lecturas, critica, liquidación de los consumos, reparto de las Facturas se lleven a cabo en los tiempos y formas establecida por la Empresa, realizar las Actualizaciones pertinentes con respecto a la Base de Datos del Área Comercial y Facturación.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Recepciónar, revisar, organizar y consolidar de la información de facturación producida por la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado.
2. Presentar los informes requeridos por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios.
3. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.

 

Auxiliar de informática: 

PROPÓSITO PRINCIPAL
Gestionar técnica y administrativamente los recursos de información que manejen los distintos sistemas computacionales de la ESPY, manteniéndolos actualizados y acordes a los cambios en los procesos que cada unidad lleva a cabo y gestionando la integración de estos. Así mismo es responsable de velar por la correcta construcción e implementación de nuevos sistemas de información para brindar una mejor atención a los usuarios internos como externos de la empresa.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Atender solicitudes de usuarios del sistema.
2. Coordinar y programar el uso de terminales y redes.
3. Presentar los informes requeridos por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios
4. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.

 

Almacén: 

PROPÓSITO PRINCIPAL
Organización y manejo de los inventarios y del almacén.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Atender los requerimientos de las dependencias en cuanto al suministro de materiales, repuestos, equipos y otros rubros de un depósito o almacén, recibiéndolos, clasificándolos, codificándolos, despachándolos e inventariándolos para satisfacer sus necesidades.
2. Presentar los informes requeridos por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios.
3. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.

 

Auxiliar de gestión documental: 

PROPÓSITO PRINCIPAL
Desarrollar funciones de apoyo y asistencia administrativa encaminadas a facilitar la observancia de la misión y responsabilidades del Gerente de conformidad con la formación y experiencia exigida para el desempeño del cargo, de forma que se cumpla la misión y responsabilidades de la Entidad.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Dirigir, impulsar y coordinar, con las asistentes de las subgerencias, la creación, desarrollo y mantenimiento del servicio de archivo y del sistema de gestión de los documentos y de los archivos en la ESPY S.A. ESP así como aquellas funciones relacionadas con este ámbito competencial que le sean asignadas.
2. Presentar los informes requeridos por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios.
3. Cumplir con la normatividad de regulación y control en materia de servicios públicos.

Empresa Oficial de Servicios Públicos de Yumbo - ESPY S.A. ESP. - Nit : 900.005.956-3
Sede principal : Calle 16 Vía Panorama # 2N - 20 CAMY No. 2 Yumbo (Valle - Colombia)
Teléfonos de contacto:
Sede Principal+57 (2) 657 0624 - 6410525 - 6410526
Planta de Tratamiento de Agua Potable - PTAP: 376 2994
Horario de atención: Lunes a Viernes de 8:00 am a 12:00 pm - 2:00pm a 5:00 pm
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